GENERALITES
La volonté du gouvernement ivoirien d’améliorer l’efficacité de l’action de l’Etat en substituant à la logique de moyens une logique d’objectifs et de résultats à conduit au basculement en 2020 à la gestion en mode budget programme. Ce basculement fait intervenir de nouveaux acteurs assumant de nouvelles fonctions budgétaires que sont : l’Ordonnateur, le Responsable de la Fonction Financière Ministériel (RFFiM), les Responsables de Programme (Rprog), les Responsables de Budget Opérationnel de Programme et les Responsables d’Unité Opérationnelle (RUO).
De même, conformément à la Directive N°03/2012/CM/UEMOA du 29 juin 2012 portant comptabilité des matières au sein de l’UEMOA, le gouvernement ivoirien depuis 2014 à amorcée la mise en œuvre de la comptabilité des matières en instituant un cadre règlementaire et juridique par l'adoption d'un ensemble de textes. Il s’agit de deux (02) lois organiques, trois (03) décrets et un (01) arrêté interministériel, notamment :
- La Loi Organique N°2014-336 du 5 juin 2014 relative aux lois de finances ;
- Loi organiquen°2014-337 du 5 juin 2014 portant code de transparence ;
- Le Décret N°2014-416 du 9 juillet 2014 portant règlement général sur la comptabilité publique ;
- Le Décret N°2018-928 du 12 décembre 2018 portant comptabilité des matières ;
- Le Décret N°2019-924 du 6 novembre 2019 portant statut du gestionnaire du patrimoine ;
- L’arrêté interministériel N°353/MPMBPE/MEF/MEMDEF/MINEF/MINADER/MCLU/MCI/MENUP du 4 mars 2020 portant procédures de gestion des matières ;
En effet, la comptabilité des matières est l’ensemble des procédures de gestion et de comptabilisation des biens corporels* et incorporels* sous le contrôle de l’Etat et soumis aux règles de la comptabilité publique.
I - LES POINTS CLES DES TEXTES STRUCTURANTS ET LES CONCEPTS DE LA COMPTABILITE DES MATIERES
La mise en œuvre de la compta matière en Côte d’Ivoire a été consacrée par un ensemble de textes règlementaires très peu connu par l’ensemble des acteurs. Dans cette première partie nous allons découvrir la substance des textes de références.
La Directive UEMOA N°03/2012/CM/UEMOA du 29 juin 2012 portant comptabilité des matières au sein de l’UEMOA.
Transposée en :
La Loi Organique N°2014-336 du 5 juin 2014 relative aux lois de finances, dont l’article 74 précise que « la comptabilité générale de l’Etat a pour objet de décrire le patrimoine de l’Etat et son évolution….En outre, l’Etat tient une comptabilité des matières ».
Loi organiquen°2014-337 du 5 juin 2014 portant code de transparence, dans son article 1er précise que « … le code définit les principes et obligations qui conditionnent la gestion saine et transparente des finances publiques…les dispositions du présent code constituent la référence en matière de gestion administrative et financière »
Le Décret N°2014-416 du 9 juillet 2014 portant règlement général sur la comptabilité publique précise :
- Article 2 « les biens immobiliers, les biens mobiliers, les valeurs, titres et matières qui constituent le patrimoine de l’Etat, des EPN et des collectivités territoriales sont acquis, conservés et cédés dans les conditions fixées par le présent décret et les règles particulières concernant la passation des marchés publics, la comptabilité des deniers, des valeurs, et celle des matières ».
- Article 63 – alinéa 2 « Le patrimoine non financier est l’ensemble des biens corporels et incorporels appartenant à l’Etat, aux EPN et aux collectivités territoriales ».
- Article 64 « la gestion du patrimoine de l’Etat, des EPN et des collectivités territoriales relève de la compétence de chaque ordonnateur, sous réserve des pouvoirs des autorités chargées du patrimoine non financier. Les modalités de prise en charge, d’emploi et de conservation des biens et des matières, des objets et des valeurs sont fixées selon la règlementation en vigueur».
- Article 65 « Les conditions de réforme et de cession des biens durables du patrimoine sont déterminées par la règlementation en vigueur ».
- Article 82 « La comptabilité des matières, valeurs et titres est une comptabilité d’inventaire permanent ayant pour objet la description des existants, des biens mobiliers et immobiliers, des stocks autres que les deniers et valeurs de l’Etat. Elle permet un suivi des immobilisations incorporelles, des immobilisations corporelles, des stocks et des valeurs inactives. Elle décrit l’existant et les mouvements d’entrée et de sortie ».
- Article 83 alinéa 3 « Des rapprochements contradictoires sont effectués entre les données de la comptabilité matières et celles de la comptabilité générale de l’Etat ».
- Article 84 « La comptabilité des matières est tenue par des agents habilités par l’ordonnateur. Ces derniers sont personnellement et pécuniairement responsables des mouvements qu’ils ordonnent sur les éléments du patrimoine. L’organisation et le système comptable applicables à la comptabilité des matières sont définis par des textes réglementaires».
Le Décret N°2018-928 du 12 décembre 2018 portant comptabilité des matières. Ce texte est la transposition de la Directive UEMOA précitée, dont il ne s’écarte que par rapport aux acteurs et à leur rôle dans la mesure où le texte national ne prévoit pas de comptables des matières spécifiques. Il fixe les règles fondamentales et les procédures régissant la comptabilité des matières, et détermine l’organisation, la gestion et le contrôle des opérations qui lui sont relatives.
Le Décret N°2019-924 du 6 novembre 2019 portant statut du gestionnaire du patrimoine. Ce texte définit les conditions d’accès à la fonction de gestionnaire du patrimoine et ses modalités d’exercice, ainsi que les responsabilités des gestionnaires du patrimoine. Il précise à l’article 9 que « le gestionnaire du patrimoine est astreint à l’obligation de prêter serment devant la Cour des Comptes conformément aux textes en vigueur. »
L’arrêté interministériel N°353/MPMBPE/MEF/MEMDEF/MINEF/MINADER/MCLU/MCI/MENUP du 4 mars 2020 portant procédures de gestion des matières. Ce texte définit les procédures de gestion et de comptabilisation des biens corporels et incorporels sous le contrôle de l’Etat, des EPN, des collectivités territoriales et de tout autre organisme soumis aux règles de la comptabilité publique.
Les concepts de la comptabilité des matières
La Côte d’Ivoire contrairement aux pays de l’UEMOA a opté pour la comptabilité d’Ordonnateur. Ainsi la responsabilité de la bonne tenue de la comptabilité des matières incombe principalement soit à un ordonnateur principal (le Ministre), à un président d’institution, à un Directeur Général (Ordonnateur) d’EPN, à un responsable des collectivités territoriales ou à un responsable d’une représentation internationale.
La comptabilité des matières est une comptabilité d’inventaire permanent ayant pour objet la description et le suivi des biens corporels et incorporels autres que les deniers et valeurs. Elle est tenue en partie simple et décrit l’existant et les mouvements d’entrée et de sortie.
Elle permet à tout moment :
- Le recensement, l’enregistrement et le suivi administratif et comptable des biens incorporels, des biens corporels et des stocks;
- La connaissance des existants, la description, le suivi et le contrôle des mouvements;
- La maîtrise de l’état du patrimoine mobilier et immobilier en quantité et en valeur.
L’inventaire permanent est une organisation comptable qui permet de connaître de façon constante, en cours d’exercice, la quantité ou le nombre et la valeur des biens détenus par une entité.
Les biens corporels sont des biens physiques. Ils sont soit meubles, soit immeubles. Le critère essentiel de classification est que tout ce qui est mobile est meuble (mobilier, véhicule, etc) et tout ce qui est fixe est immeuble (sol, constructions, végétaux). Certains biens sont immeubles par destination en raison du lien qui les unit à l’immeuble (lien économique : matériel et outillage d’une usine, mobilier d’un hôtel; ou lien matériel : coffre-fort scellé dans le mur).
Les biens incorporels sont des biens immatériels, qui n’ont pas de substance physique, même s’ils sont conservés sur un support physique (document papier ou disque dur d’ordinateur par exemple). Ce sont des biens meubles par détermination de la loi (un fonds de commerce, une marque, un brevet, un logiciel).
Pour un organisme public, les stocks sont l’ensemble des biens, acquis ou fabriqués, qui sont en magasin, en instance d’affectation, d’utilisation ou de vente. L’importance des stocks n’est pas significative pour tous les services centraux ou déconcentrés de l’Etat, mais elle l’est pour certains de ses démembrements qui délivrent des services publics (stocks de médicaments et de fournitures médicales dans les hôpitaux, stocks de fournitures administratives dans les universités, etc).
Les stocks se distinguent des immobilisations corporelles par leur durée d’utilisation (un stock est consommé au 1er usage ou rapidement) et par leur destination (un stock est destiné soit à être vendu ou à être distribué pour un prix nul ou symbolique dans le cours normal de l’activité, soit à être consommé au 1er usage dans le processus de production ou de prestations de services).
II – LES ACTEURS ET LEURS RESPONSABILITES DANS LE CADRE DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA COMPTABILITE DES MATIERES
Les actes de gestion et la tenue de la comptabilité des matières sont exercés par les acteurs suivants :
- Les ordonnateurs
- Les gestionnaires du patrimoine
- Les administrateurs de crédits
- Les magasiniers-fichistes
- Les utilisateurs
- Les contrôleurs financiers et contrôleurs budgétaires
- Les comptables publics.
Les fonctions de tous ces acteurs sont incompatibles entre elles. Seul le gestionnaire du patrimoine peut être administrateur de crédits de son unité administrative. Le gestionnaire du patrimoine peut également être ordonnateur délégué et responsable de structure principale chargée de la gestion des matières.
L’Ordonnateur
Les Ministres, les Présidents d’institutions, ainsi que les représentants légaux des collectivités territoriales sont des ordonnateurs. Bien que non cités à l’article 10 du décret n° 2018-928, les responsables des EPN sont également des ordonnateurs. Les ordonnateurs principaux désignent un gestionnaire du patrimoine et il ne peut y avoir qu’un seul gestionnaire du patrimoine par ministère, institution, collectivité territoriale ou EPN.
Exceptionnellement, le ministre chargé du Budget coordonne au niveau national la mise en œuvre de la comptabilité des matières. Il assure, pour l’Etat et ses démembrements, des fonctions spécifiques en matière de gestion du matériel roulant et du patrimoine mobilier (via la Direction du Patrimoine de l’Etat). Il élabore le document national d’inventaire du patrimoine.
Le Ministre chargé des Finances est responsable de la centralisation des comptes annuels de l’Etat. Il veille à la réalisation d’un état de concordance entre les comptes de gestion des comptables publics et la comptabilité des matières de l’ordonnateur en fin d’exercice. Il assure également la gestion des frais de recherche et de développement immobilisés, des fonds de commerce et le droit au bail.
Responsabilités :
Les ordonnateurs sont responsables des mouvements des matières qu’ils ordonnent. Ils sont personnellement responsables des opérations de gestion qui leur incombent dans l’exercice de leur fonction. Ils encourent une responsabilité qui peut être disciplinaire, pénale ou civile, sans préjudice des sanctions qui peuvent leur être infligées par la Cour des Comptes, à raison des fautes de gestion.
Les Administrateurs de crédits
Les administrateurs de crédits sont les responsables des services utilisateurs des matières et sont aussi désignés « gestionnaires de crédits ».
Leurs attributions sont les suivantes :
- Assurer la garde et la conservation des matières dont la mise à disposition ou la mise à la consommation est différée. Ils conservent ainsi les matières et stocks dans les magasins dont la gestion leur est confiée ;
- Tenir, parallèlement avec le gestionnaire du patrimoine, des fiches de détention des matières ;
- Suivre les mouvements physiques d’entrée et de sortie des matières à travers des fiches de stocks ;
- Transmettre périodiquement au gestionnaire du patrimoine de la structure dont ils relèvent un état des matières détenues ;
- Informer sans délai le gestionnaire du patrimoine des pertes, avaries, destructions et autres altérations des biens ;
- Les administrateurs de crédits sont personnellement responsables des opérations qui leur incombent, sans préjudice de leur responsabilité civile, pénale et disciplinaire.
Les magasiniers fichistes
Les gestionnaires du patrimoine sont appuyés dans leurs tâches par les magasiniers-fichistes (Point focaux auprès des gestionnaires de crédits).
Les magasinier-fichistes sont chargés :
- d’assurer la conservation des matières et stocks entreposés dans les magasins ;
- de suivre les mouvements physiques d’entrée et de sortie (à travers des fiches de stocks) ;
- de tenir le fichier des matières (ou fichier de gestion des stocks) et de conserver les pièces justificatives des mouvements d’entrée et de sortie.
Les magasinier-fichistes sont personnellement responsables des opérations qui leur incombent, sans préjudice de leur responsabilité civile, pénale et disciplinaire.
Les utilisateurs des matières
Les utilisateurs des matières sont les agents de l’Etat ou de tout autre organisme public soumis aux règles de la comptabilité publique qui utilisent les matières qui leur sont affectées dans l’exercice de leurs fonctions.
Ils sont responsables des matières qui leur sont affectées et rendent compte de leur utilisation aux administrateurs de crédits.
Les contrôleurs financiers et contrôleurs budgétaires
Ils collectent et transmettent périodiquement les informations et données relatives aux biens corporels et incorporels au Ministre chargé de la comptabilité des matières ainsi que celle relative aux nouvelles acquisitions.
Ils ont également une mission de contrôle a posteriori de l’existence et de la conservation des biens corporels et incorporels confiés aux administrateurs de crédits. Leur responsabilité est prévue par les textes en vigueur.
Le Gestionnaire de patrimoine
Les gestionnaires du patrimoine sont des agents habilités à assurer la gestion des matières. Le gestionnaire du patrimoine est nommé par l’ordonnateur sous l’autorité duquel il exerce ses fonctions. Il est astreint à l’obligation de prêter serment devant la Cour des Comptes conformément aux textes en vigueur.
Responsabilités :
Les gestionnaires du patrimoine exercent les missions et attributions suivantes :
- L’enregistrement des ordres de mouvements des matières;
- L’inventaire permanent des matières;
- La vérification de la bonne tenue des outils de gestion des matières et la tenue de la comptabilité des matières des gestionnaires de crédits;
- La production du rapport de gestion pour le compte de l’ordonnateur en fin d’exercice;
- La transmission, sous la responsabilité de l’ordonnateur, des informations et données au coordonnateur national de la mise en œuvre de la comptabilité des matières en vue de leur mise à disposition du comptable public pour l’élaboration d’un état de concordance entre le compte de gestion ou financier du comptable et la comptabilité des matières de l’ordonnateur en fin d’exercice ;
- L’établissement d’un dialogue de gestion avec le comptable public ;
- L’assurance d’une interface avec le coordonnateur national de la mise en œuvre de la comptabilité des matières dans la gestion des matières ;
La responsabilité du gestionnaire du patrimoine est engagée chaque fois qu’il ne peut justifier la régularité de tous les actes et faits de sa gestion. Il est personnellement responsable des opérations qui lui incombent. Il engage sa responsabilité qui peut être civile, pénale ou disciplinaire, sans préjudice des sanctions qui peuvent lui être infligées par la Cour des Comptes en raison des fautes de gestion. Il est également responsable du fait de ses délégataires ou préposés, dans la limite des contrôles qu’il est tenu d’effectuer.
MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
DU SERVICE DE GESTION DU PATRIMOINE
Les missions et attributions du Service de Gestion du patrimoine découlent des responsabilités du Gestionnaire du Patrimoine, qui se résume à gérer le patrimoine du Ministère des Sports, à travers la description et le suivi des biens corporels et incorporels autres que le denier et de mettre en œuvre la comptabilité des matières.
Les missions principales :
- identifier, codifier et sécuriser des biens (corporels et incorporels);
- assurer la traçabilité des différents mouvements des biens ;
- prévoir les amortissements des biens en vue de leur renouvellement.